Cumple con la ley: guía para implementar factura electrónica según la ley Crea y Crece

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La factura electrónica obligatoria ya no es solo una recomendación, es un requisito legal dentro de la ley Crea y Crece. Su objetivo es claro, mejorar la transparencia de las empresas y hacer que la gestión administrativa sea mucho más sencilla. Vamos a ver, paso a paso, cómo puedes adaptarte sin complicaciones.

Lo que cambia con la factura electrónica

Con esta normativa, la digitalización de la gestión fiscal y laboral da un salto importante. Estas son las novedades que afectan a todas las empresas y autónomos:

• Formato de la factura: antes podías usar papel, PDF o cualquier formato digital. Ahora, solo se aceptan formatos electrónicos estructurados (como XML o UBL).
• Envío al cliente: ya no basta con mandar un PDF por correo. La factura debe enviarse a través de plataformas electrónicas oficiales o sistemas compatibles.
• Conservación de facturas: se debe guardar todo digitalmente al menos 4 años, listo para inspecciones.
• Quién lo debe cumplir: antes solo afectaba a la Administración Pública. Ahora, cualquier operación B2B entre empresas o autónomos está sometida a esta ley.

Cómo implantar la factura electrónica sin estrés

1. Haz un diagnóstico real de tu situación

Antes de empezar, mira cómo trabajas actualmente (debes ser honesto):

• ¿Sigues imprimiendo facturas?
• ¿Envíos por email en PDF?

Detectar estos puntos te ayudará a planificar los cambios necesarios.

2. Escoge un software que cumpla la normativa

Necesitas una herramienta que garantice que todo está legal y técnicamente correcto. Un software como el que ofrece CEGID hace que la transición sea sencilla, desde emitir la factura hasta guardarla de forma segura.

De hecho, esta herramienta está diseñada para adaptarse a la ley que introduce la factura electrónica obligatoria y simplifica todo el proceso.

3. Configura la herramienta según tu negocio

Introduce tus datos fiscales, ajusta las plantillas y conecta la plataforma con tu contabilidad. Así cada factura estará lista para tus operaciones reales.

4. Forma a tu equipo

La nueva ley Crea y Crece no solo afecta a los departamentos financieros. De hecho, también impacta en quienes gestionan clientes, proveedores y procesos internos. Por eso, asegúrate de que el personal reciba formación práctica.

5. Establece controles internos

No basta con enviar un archivo digital. Hay requisitos técnicos obligatorios según la Ley 18/2022. Configura revisiones internas para asegurarte de que todo se cumpla.

6. Conecta la facturación con otros procesos

La factura electrónica se integra con contabilidad, tesorería y proveedores. Con un software como CEGID, todo se contabiliza automáticamente y puedes controlar pagos de manera mucho más eficiente.

7. Monitoriza y mejora constantemente

Usa los datos que genera la factura electrónica como los tiempos de cobro, clientes morosos, volumen de operaciones. Esto te permite optimizar procesos y tomar decisiones futuras más acertadas.

8. Mantente al día

Revisa las fuentes oficiales y confía en un software que se actualice automáticamente. Así siempre trabajarás conforme a la ley, sin complicaciones.

Conclusión

Implementar la factura electrónica puede parecer un reto, pero con planificación, un buen software y la implicación de tu equipo, se convierte en una oportunidad para modernizar la empresa.

Ver esta obligación como un paso hacia la eficiencia y la transparencia es clave. Con herramientas como las de CEGID, adaptarse es mucho más fácil de lo que parece.

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