Cómo los gabinetes de comunicación pueden adoptar IA sin perder la conexión humana

Los gabinetes de prensa y comunicación corporativa municipal se encuentran en un momento de inflexión. Entre la presión por producir contenido cada vez más diversificado y la necesidad de mantener la cercanía con la ciudadanía, muchos responsables de comunicación buscan herramientas que les permitan ser más eficientes sin sacrificar la autenticidad que caracteriza la comunicación institucional local.

La resistencia inicial es comprensible. “Mientras podamos evitar que desaparezca mano de obra: fotógrafo, cámara, periodistas… lo prefiero”, explica un responsable de prensa de un ayuntamiento mediano. Esta preocupación refleja una realidad: la comunicación municipal no puede permitirse perder la conexión humana que la distingue de otros sectores.

Sin embargo, la experiencia de gabinetes que han comenzado a incorporar herramientas de inteligencia artificial revela una realidad diferente a la sustitución masiva. MMI Analytics, empresa canaria especializada en seguimiento de medios, ha desarrollado microapps específicas para gabinetes que permiten convertir una nota de prensa base en contenido adaptado para web, redes sociales, radio y vídeo en cuestión de minutos, manteniendo siempre el control editorial humano.

El proceso comienza cuando el gabinete cierra una nota de prensa. En lugar de generar manualmente cada formato, las microapps de MMI Analytics ofrecen un selector que permite elegir qué tipos de contenido necesita el gabinete para esa comunicación específica. “No todas las notas necesitan infografía, pero sí video corto para redes”, observa una técnica de comunicación cultural que ha experimentado con estas herramientas.

La clave está en el uso de activos propios. Los gabinetes pueden incorporar sus fotografías, tipografías corporativas e incluso cortes de audio reales del alcalde o concejales, garantizando que el contenido generado mantenga la identidad visual y sonora de la institución. “Que sepa que el que le está hablando es el alcalde y no una máquina”, resume un responsable municipal que inicialmente mostró resistencia a la automatización.

El control editorial permanece en manos humanas en todo momento. La IA propone variantes de titulares, ajusta el tono según el canal y adapta la duración del contenido, pero cada pieza pasa por la revisión del gabinete antes de su publicación. Un asesor de comunicación de una federación municipal explica su experiencia: “La herramienta me da opciones, pero yo decido cuál se publica y qué se modifica. Es como tener un asistente que nunca se cansa de hacer borradores”.

Una vez publicado el contenido, MMI Analytics ofrece una funcionalidad que muchos gabinetes consideran revolucionaria: el panel “¿Funcionó mi nota de prensa?”. En lugar de esperar días o semanas para evaluar el impacto de una comunicación, los responsables pueden conocer en tiempo real la cobertura obtenida, la evolución temporal de las menciones y el sentimiento asociado. Esta medición incluye no solo las menciones directas, sino también las referencias indirectas y el contexto en el que aparece la institución.

El benchmarking entre instituciones comparables emerge como otra ventaja inesperada. Los gabinetes pueden comparar el rendimiento de sus comunicaciones con ayuntamientos de tamaño similar o federaciones del mismo sector, identificando oportunidades de mejora sin revelar información sensible. “Veo que otros municipios de características similares obtienen más cobertura en temas de infraestructuras, y eso me ayuda a ajustar mi estrategia”, comenta una jefa de gabinete.

Los avisos y situaciones de emergencia representan quizás el caso de uso más convincente. Cuando surge un corte de agua, una incidencia en el transporte público o una alerta meteorológica, el gabinete necesita comunicar inmediatamente pero a menudo carece de recursos visuales apropiados. Las herramientas de MMI Analytics pueden generar creatividades instantáneas adaptadas al tipo de emergencia, permitiendo que el mensaje llegue a la ciudadanía sin los retrasos habituales de producción.

La transición suele comenzar con pilotos de bajo riesgo. Muchos responsables que ya utilizan inteligencia artificial a título personal para tareas menores descubren que pueden trasladar gradualmente esta experiencia al ámbito institucional. “Empecé generando alguna imagen para emergencias, y poco a poco fui incorporando más funcionalidades”, relata un técnico de redes y web municipal.

El verdadero valor de estas herramientas no radica en la sustitución del criterio humano, sino en la redistribución del tiempo del gabinete. Menos horas dedicadas a tareas repetitivas significa más tiempo para la escucha activa de la ciudadanía, la planificación estratégica y el desarrollo de narrativas más complejas que requieren sensibilidad editorial.

Los gabinetes que han adoptado estas metodologías reportan tres beneficios principales: mayor agilidad en la producción de contenido, coherencia visual y narrativa en todos los canales, y capacidad de medición objetiva del impacto de sus comunicaciones. Estos elementos se traducen en una mejora tangible de la conversación pública con la ciudadanía, donde los mensajes institucionales llegan de forma más clara, consistente y oportuna, manteniendo siempre esa conexión humana que caracteriza la comunicación municipal más efectiva.

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