Este ‘software’ para tomar notas ha logrado lo imposible: convertirme en una persona organizada

Ah… Evernote… (Da una calada al cigarro con la mirada perdida). Ese es un nombre que no oía desde hace mucho tiempo… Sirva la pequeña humorada para recalcar un dato que quizá pille por sorpresa a más de uno. Evernote, la aplicación de notas que hacía furor en 2008 tiene ya 17 años. El caso de OneNote es aún peor. El software de notas que viene por defecto con Windows va camino de las 22 primaveras.

Que un software siga vigente durante muchos años no significa nada malo en términos de su calidad. Más bien al contrario. Pero sí que ejemplifica lo que ha llovido desde entonces, y eso es importante. Hubo una época en la que apenas había una decena de aplicaciones para tomar notas. A fecha de hoy hay más de un centenar, y la competencia entre ellas es feroz. Según un estudio de Cognitive Market Research, el mercado de software para tomar notas facturó casi ocho mil millones de dólares en 2024. Se prevé que esa cifra supere los 230.000 millones para 2031.

El modelo de negocio no es lo único importante aquí. Al mismo tiempo que se profesionalizaba, el software de notas ha ido ganando en funciones hasta el punto de que hoy tenemos aplicaciones muy diferentes en función del tipo de uso que le queremos dar. Hay apps que sincronizan sus datos entre dispositivos o entre diferentes usuarios. Las hay que permiten escribir o dibujar con stylus y organizar las notas con enlaces de doble sentido (enlazan la nota A a la B y viceversa). Las hay que se apoyan en algoritmos de IA para automatizar tareas. Algunas son capaces hasta de importar notas desde otras aplicaciones o permiten trazar mapas mentales.

En definitiva, que elegir la aplicación de notas ideal se ha convertido en una tarea más complicada de lo que parece. Quizá estés matando mosquitos a cañonazos con una aplicación excesivamente compleja para lo que necesitas. O quizá sea al contrario. Quizá estés usando un software cuyas funciones son tan espartanas que están poniendo barreras a tu productividad. Para intentar arrojar algo de luz, vamos a repasar las mejores aplicaciones de notas de 2025 en atención al tipo de uso que le quieras dar, y comenzando de menos a más complejidad.

La mejor app de notas para listas: Google Keep

Corría el año 2012, y yo vivía feliz con algo llamado Wunderlist. Entonces llegó Microsoft, e hizo lo que mejor sabe hacer, que es comprar una compañía y discontinuar su producto para tratar de colarnos el suyo, que generalmente es mucho peor. Nunca te lo perdonaré, Satya Nadella.

El problema de Microsoft To Do, que es lo que los de Redmond trataron de colarnos en lugar de Wunderlist, es que confunde listas con tareas. Yo no quiero una lista de tareas. Para eso está Todoist, TickTick, Things 3, Google Tasks (a la que puedes acceder desde el espacio de trabajo de Google), o la propia Microsoft To Do. No quiero listas integradas con recordatorios, o con el calendario. Lo único que necesito es una app para hacer listas de cosas, sea de componentes que necesito para un proyecto de electrónica, de cómics que quiero comprar algún día, de videojuegos que quiero tener controlados a ver cuándo bajan de precio, o de series que quiero ver.

Soy consciente de que existen aplicaciones específicas para todo eso. Hay apps que permiten hacer seguimiento específico de las series y películas que ves. Puedes leer sobre ello en profundidad en este artículo. La mejor aplicación de listas de la compra ahora mismo es, al menos para mi gusto, Anylist. Le siguen Listonic, y Out of Milk. Si lo que necesitas es seguir el precio de un producto puedes hacer tu lista directamente en CamelCamelCamel o en Honey.

Todas estas aplicaciones están muy bien, pero lo que yo quiero (y tenía con Wunderlist hasta que la cerraron) es una aplicación de notas de uso general que me permita hacer listas de cosas completamente aleatorias y sin relación aparente como las medidas de un mueble, los diámetros de varilla de aluminio que necesito para mi próximo viaje a la ferretería, las bandas recién descubiertas que quiero escuchar, o los restaurantes que quiero visitar en Isla Margarita por orden de llegada. La aplicación que hace todo eso sin enredarte en automatismos, ni pensar por ti más de la cuenta no es otra que… Google Keep.

Google Keep permite crear notas de texto, bien sea tecleando, o manuscritas. De hecho reconoce la escritura manual muy bien. También permite crear notas de voz, de imagen (como capturas de pantalla) y, por supuesto, listas.

Las notas se pueden fijar, y agrupar por colores o por etiquetas. Finalmente se pueden asociar recordatorios a una nota concreta y… Eso es todo. La belleza de Keep reside en su simplicidad, y en que puedes sincronizar su contenido con cualquier dispositivo que tenga cuenta en Google.

Por cierto, las notas que guardas en Keep no cuentan de cara al espacio de almacenamiento en tu cuenta de Google, pero las notas de audio e imágenes sí. Lo que ocurre es que Google las almacena en un formato comprimido, y hay que tener realmente muchas para notar el impacto en los gigas disponibles. Además de todo esto, Keep, como prácticamente cualquier producto de la empresa, está integrado con Gemini. Al usar el chatbot de la compañía podrás pedirle que te cree notas con algunas de tus consultas o te ayude a hacer un listado para un viaje o una celebración.

La mejor app de notas para uso personal: Onenote

Hubo una época en que la mejor app de notas era Evernote. La app del elefante verde fue revolucionaria en su tiempo, pero cometió el error de dar una tabarra monumental a sus usuarios para que se pasaran a planes de pago. Eso, y no pocos problemas de rendimiento hicieron que muchos huyeran hacia otras alternativas. Hoy, Evernote sigue existiendo en versión gratuita, pero muy limitada. Sus mejores funciones están tras planes de pago que comienzan en los 10 euros al mes.

En mi humilde opinión, la mejor app de notas para uso general es OneNote. Es sencilla pero versátil, es gratuita, y tiene bastantes más funciones que Keep. Es compatible con archivos PDF, por citar una característica importante, y permite escanear documentos y añadirlos directamente a través de Microsoft Lens. Por cierto, y como nota al pie: Microsoft Lens será discontinuada el día 15 de este mes y pasará a estar integrada en Copilot. Ya he hablado arriba del caso Wunderlist. No me voy a repetir.

OneNote es todo lo que necesitan muchos usuarios.

OneNote tiene aplicaciones para todos los sistemas operativos, aunque la sincronización podría ser mejor y más rápida. La versión gratuita también permite compartir notas con otros usuarios. Recientemente, OneNote se ha hecho compatible con la aplicación de notas adhesivas de Windows, lo que permite tener un repositorio de notas sencillo, y de rápido acceso muy similar a Keep. El mayor inconveniente de OneNote es que su espacio es compartido con el que tengamos en nuestra cuenta de OneDrive, que es de 5GB. Para obtener más almacenamiento hay que contratar algún plan de pago de Microsoft 365. El más barato ofrece 100GB por 20 euros al año.

OneNote tiene no pocas alternativas, y algunas de ellas deben ser consideradas muy en serio en determinados casos. Si eres usuario de Apple, por ejemplo, probablemente tenga más sentido que uses Apple Notes. Si la colaboración online con otros usuarios no es algo fundamental en tu existencia, una excelente alternativa a OneNote es Joplin.

Joplin es una plataforma de notas de código abierto con aplicaciones para los sistemas operativos más comunes. Su ventaja es que el espacio de almacenamiento en nube lo pone el usuario a través de servicios de terceros como NextCloud, OneDrive o la propia nube de Joplin. Su mayor inconveniente es que no tiene integradas algunas funciones como el reconocimiento de caracteres (OCR), sino que hay que añadirlas mediante plugins.

Por supuesto, no podía faltar una mención a la mejor aplicación de notas sencilla con IA, y esa aplicación es Mem. Básicamente, Mem es como una especie de OneNote en el que en lugar de tener que ordenar nosotros las notas, cedemos esa función a una IA residente basada en su propio modelo de lenguaje. Aunque podemos ordenar manualmente, la IA de Mem se encarga de asociar notas unas a otras en función de su contenido, y automatizar tareas. La versión gratuita solo permite subir 25 notas al mes, pero merece la pena probarla si eres un fan de los chatbots.

La mejor app de notas para trabajo en equipo: Notion

Digamos que quieres una aplicación de notas que permita hacer cosas sencillas ahora, pero que al mismo tiempo tenga el potencial para operaciones realmente complejas en el futuro. Esa aplicación se llama Notion. La razón por la que no he puesto a Notion en el apartado anterior es porque usarla para temas personales es un poco como intentar entregar un paquete con un Boeing 747. Se puede hacer, pero probablemente te baste con una furgoneta. Llamar a Notion aplicación de notas es bastante reduccionista. Se trata de una suite con varias herramientas, y la parte de tomar notas es solo una de ellas. En realidad está pensada para gestión de proyectos, y tiene un fuerte énfasis en el trabajo en equipo. Para rematar, también cuenta con su propia IA para tareas como ordenar, resumir, o generar contenido sencillo como plantillas de documentos.

Si simplemente quieres organizar notas y compartirlas con otras personas, OneNote o Joplin son más que suficiente. Notion, por contra, permite a un equipo de personas crear y acceder a bases de datos y repositorios de información comunes con todo tipo de documentos y diferentes permisos de edición. Aparte de las plantillas básicas o generadas por IA con las que contamos nada más instalar la app, Notion cuenta con un mercado interno de plantillas generadas por otros usuarios que nos pueden ahorrar mucho tiempo.

Notion es una potrente herramienta para gestionar conocimiento.

Todas las tareas asignadas y cambios se pueden gestionar desde Notion Calendar, una app gratuita que se instala aparte y que viene a ser una mezcla entre Trello y Google Calendar. Notion es completamente gratuita, y de hecho puedes usar la versión gratuita todo lo que quieras siempre y cuando no pretendas hacerlo con más de 10 invitados. Lo que los planes de pago desbloquean, es la posibilidad de gestionar a grandes grupos de gente y el acceso a la IA con herramientas como transcripción de reuniones.

La mejor app para maniáticos del orden: Obsidian o Logseq

Nuestra última recomendación en materia de aplicación de notas entra de lleno en una categoría de software diferente y bastante nueva llamada Aplicaciones de Gestión Personal de Conocimiento (PKM por sus siglas en inglés). Aquí ya no hablamos de tomar simples notas, sino de organizar nuestro conocimiento de manera que podamos acceder a él en cualquier momento y usar la app para ayudarnos a desarrollarlo, o sea, a pensar.

Suena un poco abstracto, pero una app PKM es algo que podemos aplicar a cualquier cosa de nuestro día a día a poco que tengamos cierto gusto obsesivo por el orden y estemos dispuestos a hacer el esfuerzo de apuntarlo todo. Imagina, por ejemplo, que pintas figuras, y quieres registrar qué colores y técnicas usas para cada parte. Además, quieres mantener un archivo de cómo pintaste cada una por si acaso quieres replicar un efecto particularmente complejo en el futuro, y necesitas que esos efectos estén vinculados a los materiales que utilizaste. De paso, quieres ir apuntando técnicas que quieres probar, y te interesa ver, en un gráfico, qué colores y marcas de pintura usas más para mantener un stock suficiente de ellos. Literalmente, usar una app PKM es como tener un disco duro aparte para nuestro cerebro, bien sea por motivos de trabajo, por estudio, o porque nos tomamos nuestra afición muy en serio.

Antes de seguir, debo mencionar que Notion también tiene muchas funciones PKM, pero su foco está más puesto en el trabajo y la gestión de conocimiento en equipos, que en el mantenimiento de nuestro conocimiento personal. Con todo, es mi aplicación de notas favorita para apuntar información que quiero que perdure. Google Keep es la que uso para información más temporal o que solo necesito hasta que complete algo que tengo entre manos. Entre ambas han conseguido convertirme en una persona organizada, o al menos sacarme del Diógenes digital de vez en cuando.

La app PKM más popular a día de hoy es Obsidian, pero me cuesta recomendarla porque a su versión gratuita le falta algo que considero imprescindible, que es sincronización entre dispositivos de manera que pueda trabajar en el mismo espacio desde el móvil o el PC. La sincronización requiere de una cuenta de pago que, por lo menos, no es particularmente cara (4 dólares mensuales).

Si quieres algo similar a Obsidian, pero completamente gratuito y sincronizable entre dispositivos, mi recomendación es Logseq, que además es de código abierto. Si eres estudiante o te dedicas a la investigación, no puedo dejar de recomendarte que pruebes Heptabase. Se trata de una app PKM con un estilo mucho más visual que las anteriores. Heptabase es como una pizarra en blanco en la que podemos pegar todo tipo de notas, fotos o archivos para después establecer relaciones entre ellos. Ideal para resolver crímenes, o para investigaciones en biología molecular.Obsidian y Logseq también tienen esta función, pero Heptabase está diseñada alrededor del concepto pizarra. Existe otra app llamada Roam Research que es aún más completa y potente que Heptabase, pero está muy centrada en la investigación académica en grupo.

Probablemente, hayas caído en la cuenta de que en este apartado sobre las PKM hablo de probar una u otra. La razón es que las aplicaciones de notas son algo extremadamente personal. Hay personas que odian Notion porque su interfaz les parece poco intuitiva. Obsidian es aún peor en el sentido de que es más austera y su interfaz casi parece la de un lenguaje de programación porque de hecho está basada en un software de edición de texto llamado Markdown. Todas las aplicaciones PKM requieren de cierta curva de aprendizaje, y de cierta disciplina personal a la hora de apuntar las ideas que se nos van ocurriendo. La recompensa es saber exactamente dónde están para poder aplicarlas en el futuro. No te hará más listo, pero dejarás de olvidar dónde demonios guardaste el certificado de nacimiento.

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